Sinkronizacija zaliha: kada se isplati, a kada donosi više štete nego koristi

Automatska sinkronizacija zaliha između web trgovine i računovodstvenog programa može biti vrlo korisna. Osobito kad isti proizvod prodajete na više kanala i želite smanjiti mogućnost da prodate nešto čega zapravo više nemate na zalihi.

Međutim, sinkronizacija sama po sebi ne popravlja neuređene zalihe.

Ako su podaci u izvornom sustavu pogrešni, automatizacija će te pogrešne podatke samo brže prenijeti dalje.

Zato je prije uključivanja sinkronizacije dobro najprije provjeriti imate li jasno određeno gdje se zaliha zapravo vodi i jesu li količine u tom sustavu ispravne.

Kada se sinkronizacija zaliha isplati

Najviše koristi ima kod trgovina u kojima se isti proizvodi prodaju na više mjesta istodobno.

Recimo da isti artikl imate objavljen u vlastitoj web trgovini i na Etsyju.

Na zalihi vam je ostao samo jedan komad.

Ako oba prodajna kanala prikazuju zalihu neovisno jedan o drugom, jedan kupac može proizvod kupiti u web trgovini, a nekoliko minuta kasnije ga kupi i drugi kupac na Etsyju.

Tada imate dvije narudžbe i samo jedan proizvod.

To znači otkazivanje narudžbe, dodatnu komunikaciju s kupcem i često loše korisničko iskustvo.

Sinkronizacija zaliha zato je osobito smislena kad:

• iste proizvode prodajete na više prodajnih kanala,
• imate ograničene količine,
• prodajete unikatne ili teško nadomjestive proizvode,
• je važno da prikazana zaliha bude što bliža stvarnom stanju,
• zalihe već imate uređene u jednom središnjem sustavu.

U takvom je slučaju cilj jednostavan: zalihu vodite na jednom mjestu, a ostali se sustavi prilagođavaju tom stanju.

Najprije odredite glavni izvor zaliha

Prije nego što bilo što automatizirate, morate znati koji je sustav glavni.

Kod nekih trgovina to je računovodstveni, odnosno poslovni program.

Kod drugih je to skladišni sustav ili web trgovina.

Najgori je scenarij kad dva sustava istodobno pokušavaju odlučivati koliko je zalihe ispravno.

Ako, primjerice, web trgovina promijeni količinu, a računovodstveni program nekoliko trenutaka kasnije pošalje natrag svoju staru količinu, lako dolazi do sukoba.

Zato je dobro odrediti jedno jasno pravilo:

Koji sustav predstavlja stvarno stanje zaliha?

Kad imate odgovor na to pitanje, sinkronizacija je mnogo lakša i predvidljivija.

Kada je bolje sa sinkronizacijom još pričekati

Automatizacija nije uvijek prvi korak.

Ako zalihe trenutačno nisu uređene, često je bolje najprije urediti podatke, a tek zatim uključiti automatsku sinkronizaciju.

Zalihe u glavnom sustavu nisu ispravne

Ako je u računovodstvenom programu zapisano da je na raspolaganju 15 komada, a u skladištu ih zapravo imate samo 5, sinkronizacija vam neće pomoći.

Naprotiv.

Pogrešnu će količinu prenijeti i u web trgovinu.

Kupci će tako vidjeti da je proizvod dostupan, iako ga zapravo nema.

Automatizacija je zato korisna tek kad možete vjerovati podacima koje automatizirate.

Zalihe zapravo ne vodite sami

Kod nekih poslovnih modela vlastita zaliha uopće nije glavni podatak.

Primjer je dropshipping ili print on demand, gdje proizvod izrađuje, odnosno šalje vanjski dobavljač.

U takvom slučaju vaša interna zaliha možda uopće ne predstavlja stvarnu dostupnost proizvoda.

Ako dobavljač zalihu ne dostavlja ili se ona brzo mijenja, klasična sinkronizacija između računovodstva i trgovine ne mora nužno riješiti problem.

Najprije treba odrediti koji je podatak o dostupnosti uopće relevantan.

Proizvodi među sustavima nisu ispravno povezani

To je jedan od najčešćih razloga problema.

Web trgovina može poznavati proizvod pod jednom šifrom, a računovodstveni program pod drugom.

Ako sustavi ne znaju da se radi o istom artiklu, ne mogu ispravno usklađivati zalihu.

Šifre artikala, odnosno SKU, moraju biti uređene

SKU je jedna od najvažnijih stvari kod automatizacije zaliha.

Kod većeg broja proizvoda već i male razlike mogu uzrokovati mnogo problema.

Česti su primjeri:

• razmaci u šiframa,
• crtice,
• različita velika i mala slova,
• drukčija šifra za varijantu proizvoda,
• udvostručeni SKU brojevi,
• prazni SKU brojevi.

Prije uključivanja sinkronizacije zato je dobro pregledati imaju li proizvodi i njihove varijante ispravne i jedinstvene šifre.

To je mnogo lakše urediti prije automatizacije nego kasnije tražiti razlog zašto se promijenila zaliha pogrešnog proizvoda.

Posebno pazite na varijante proizvoda

Mnogo se problema sa zalihom ne događa na razini proizvoda, nego na razini varijanti.

Recimo da prodajete majicu u tri veličine:

• S — 5 komada
• M — 2 komada
• L — 0 komada

To nisu tri različite zalihe jednog proizvoda, nego tri zalihe triju varijanti.

Svaka varijanta mora biti ispravno povezana sa svojim artiklom, odnosno SKU-om. Kod prodaje na Etsyju to je još očitije, jer se varijante često još i personaliziraju.

Ako je povezivanje napravljeno pogrešno, može se dogoditi da prodaja veličine M smanji zalihu veličine S.

Kod jednostavnih proizvoda tog problema nema mnogo, ali kod trgovina sa stotinama varijanti ispravno je mapiranje vrlo važno.

Što znači sinkronizacija „u stvarnom vremenu“

Izraz real-time koristi se vrlo često, ali je dobro imati realna očekivanja.

Kod povezivanja različitih platformi obično postoji barem malo kašnjenje.

Narudžba se najprije stvara u web trgovini, zatim je integracija mora prepoznati, promjena se obrađuje i nova količina šalje dalje.

U praksi to znači da sustav nije nužno potpuno istodoban do sekunde.

Za većinu trgovina nekoliko minuta razlike nije problem.

Ako imate na zalihi 50 komada proizvoda i prodaje se nekoliko puta dnevno, takvo kašnjenje praktički ne predstavlja rizik.

Osjetljivija je situacija kod proizvoda kod kojih:

• je dostupan samo jedan komad,
• se prodaju vrlo brzo,
• više kanala istodobno prima mnogo narudžbi.

U takvim je slučajevima uz samu sinkronizaciju potrebno razmišljati i o tome kada se zaliha rezervira.

Smanjenje zalihe i rezervacija zalihe nisu isto

Važna je i razlika između toga da sustav smanji zalihu i toga da proizvod rezervira.

Zamislite da kupac ima zadnji komad proizvoda u košarici, ali narudžbu još nije dovršio.

Je li taj komad još uvijek dostupan drugom kupcu?

Odgovor ovisi o pravilima web trgovine.

Neki sustavi zalihu smanjuju tek pri uspješno predanoj narudžbi. Drugi je u određenim slučajevima mogu privremeno rezervirati.

To je važno ponajprije kod proizvoda s vrlo ograničenom količinom.

Sinkronizacija među sustavima može brzo prenijeti novo stanje, ali sama ne može riješiti sva pravila o rezervaciji proizvoda prije završetka kupnje.

Prije uključivanja sinkronizacije napravite test

Ako imate veći broj proizvoda, nije najbolja ideja uključiti sinkronizaciju za cijeli katalog i samo se nadati da će sve biti ispravno.

Bolje je početi s manjim testom.

Odaberite nekoliko proizvoda i provjerite:

1. povezuju li se ispravno,
2. prenosi li se prava količina,
3. smanjuje li prodaja zalihu prave varijante,
4. prikazuje li se promjena ispravno u drugom sustavu,
5. što se događa kod otkazivanja ili promjene narudžbe.

Kad je proces provjeren, sinkronizaciju možete proširiti na više proizvoda.

Kada je sinkronizacija zaliha najvrjednija

Najveću razliku obično čini kod tvrtki koje imaju kombinaciju:

Recimo:

Ako sva tri kanala prodaju iz iste zalihe, vrlo je važno da ne prikazuju svaki svoju količinu.

Umjesto toga mnogo je smislenije:

Time smanjujete potrebu za ručnim ispravljanjem zaliha i mogućnost da prodate proizvod kojeg više nema.

Kada sinkronizaciju možda uopće ne trebate

S druge strane, automatizaciju ne treba uvoditi samo zato što mogućnost postoji.

Ako imate:

• samo jedan prodajni kanal,
• vrlo malo narudžbi,
• proizvode bez ograničene zalihe,
• izradu po narudžbi,

upravljanje zalihama može biti dovoljno jednostavno i bez dodatne sinkronizacije.

Dobra automatizacija rješava konkretan problem.

Ako problema nemate, dodatna složenost može donijeti više posla nego koristi.

Zaključak

Sinkronizacija zaliha vrlo je korisna funkcija, ali najbolje radi kad je postavljena na uređenim podacima.

Prije uključivanja provjerite osobito tri stvari:

• koji je sustav glavni izvor zaliha,
• jesu li količine u njemu ispravne,
• jesu li proizvodi i SKU brojevi među sustavima ispravno povezani.

Kad je to uređeno, automatska sinkronizacija može znatno smanjiti ručni rad i mogućnost preprodaje proizvoda.

Ako pak podaci nisu uređeni, automatizacija će pogrešno stanje samo brže prenijeti iz jednog sustava u drugi.

Zato je kod zaliha često najbolji redoslijed: