Kako povezati WooCommerce s Minimaxom i automatizirati prijenos narudžbi

WooCommerce se od zatvorenih platformi razlikuje u jednoj važnoj stvari: nije usluga koju unajmljujete, nego dodatak koji radi na vašem WordPressu.

To je istodobno prednost i izvor problema. Prednost, jer imate potpunu kontrolu nad podacima i postavkama. Izvor problema, jer na istu instalaciju utječe i sve ostalo: drugi dodaci, predmemorija, sigurnosne postavke i ažuriranja.

Kod povezivanja s računovodstvenim programom to se osjeti. Prijenos narudžbi ne otkazuje zato što bi automatizacija bila loša, nego zato što se na WordPressu promijenilo nešto drugo.

U nastavku je pregled kako veza zapravo radi, što se prenosi i koje je tri stvari vrijedno provjeriti prije nego što se na nju oslonite.

Kako se WooCommerce povezuje s Minimaxom

eHero povezuje WooCommerce trgovinu s Minimaxom. Veza počiva na dva dijela koja je dobro razumjeti odvojeno.

1. API ključevi za čitanje podataka

U WooCommerce postavkama izradite par ključeva — Consumer Key i Consumer Secret. Njima eHero čita narudžbe, kupce i proizvode iz vaše trgovine.

Ključevi su vezani uz korisnika u WordPressu i imaju njegova prava. Ako se korisnik izbriše ili se ključevima oduzmu prava, veza prestaje raditi, iako se u trgovini naizgled ništa nije promijenilo.

2. Webhookovi za obavještavanje o narudžbama

Ključevi sami govore samo kako pročitati podatke. Da bi eHero uopće saznao za novu narudžbu, WooCommerce pri događaju šalje obavijest — webhook.

Koriste se dva događaja:

• stvorena narudžba,
• promijenjena narudžba.

Prvi se brine za prijenos nove narudžbe, drugi za promjene, primjerice kad narudžba prijeđe iz čekanja uplate u obradu.

Što se prenosi u Minimax

Iz narudžbe se preuzimaju podaci koji su dokumentu potrebni:

• podaci o kupcu, zasebno za fizičke osobe i tvrtke,
• adresa za račun i adresa za dostavu,
• artikli s količinama i cijenama,
• varijante proizvoda,
• poštarina,
• popusti i kodovi za popust,
• način i status plaćanja.

Kako se pojedina narudžba zatim porezno tretira, ovisi o postavkama vaše tvrtke i pravilima dogovorenima s računovodstvom.

Varijante proizvoda i SKU najčešći su izvor problema

Ako bismo izdvojili jednu stvar koja odlučuje hoće li veza raditi pouzdano ili će zahtijevati stalnu pozornost, to su šifre artikala.

WooCommerce poznaje tri vrste proizvoda:

• jednostavan proizvod bez varijanti,
• proizvod s varijantama, koji je nadređeni zapis,
• pojedinu varijantu, koja je zapravo ono što kupac kupuje.

Kupac uvijek kupuje varijantu, a ne nadređeni proizvod. Ako se pri povezivanju varijanta greškom poveže s nadređenim zapisom, zaliha se smanjuje na pogrešnom zapisu — na proizvodu umjesto na veličini ili boji koja je prodana.

Zato je prije nego što se oslonite na automatizaciju pametno provjeriti:

• imaju li sve varijante ispunjen SKU,
• jesu li šifre jedinstvene i ne ponavljaju li se,
• podudaraju li se šifre u WooCommerceu sa šiframa u Minimaxu,
• ima li koji proizvod uopće bez šifre.

Predračun umjesto računa

Kod nekih načina plaćanja dokument pri predaji narudžbe još ne smije biti račun.

Tipičan je primjer plaćanje po predračunu: kupac preda narudžbu, vi mu izdate predračun, a robu otpremite tek kad uplata stigne.

eHero za WooCommerce podržava i taj put — ovisno o odabranom načinu plaćanja u Minimaxu može nastati predračun umjesto računa.

To nije sitnica. Ako sustav to ne razlikuje, dobivate izdane račune za narudžbe koje još nisu plaćene, a time i otvorena potraživanja kojih zapravo nema.

Zašto webhookovi tiho zakažu

Najneugodnija greška kod WooCommercea nije pogrešno preneseni podatak, nego narudžba koja se uopće ne prenese.

Webhook je postavka unutar vašeg WordPressa. WooCommerce ga može sam onemogućiti ako se slanje više puta zaredom ne uspije — primjerice tijekom ispada poslužitelja ili načina održavanja.

Osim toga, može ga ukloniti ili blokirati još mnogo toga:

• ažuriranje WooCommercea ili WordPressa,
• sigurnosni dodatak koji odbija vanjske zahtjeve,
• dodatak za predmemoriju ili vatrozid,
• promjena adrese stranice ili certifikata,
• ručno brisanje u postavkama.

Problem je u tome što se to ne javlja. Trgovina radi, narudžbe stižu, a u računovodstvu ih jednostavno nema.

Ako narudžbe prestanu stizati, moguće je provjeriti stanje webhookova: jesu li oba događaja na trgovini još prisutna i aktivna. Onemogućeni se može ponovno uključiti, a nedostajući izraditi iznova.

Što provjeriti kod prvih narudžbi

Kao i kod svake veze: prvih nekoliko narudžbi usporedite ručno dok ne vidite da se podaci podudaraju.

Provjerite osobito:

• kupca i razlikovanje fizičke osobe od tvrtke,
• adresu za račun i adresu za dostavu,
• artikle i ispravnu varijantu,
• količine i cijene,
• poštarinu,
• popuste,
• način i status plaćanja,
• je li nastao račun ili predračun,
• konačni iznos,
• numeriranje dokumenata.

Posebno provjerite narudžbu s varijantom proizvoda i narudžbu s popustom. Jednostavna narudžba može raditi savršeno ispravno, dok se problem krije upravo kod ove dvije.

Koliko posla to uklanja

Ručni unos jedne narudžbe u računovodstveni program traje otprilike tri do četiri minute, ako nema traženja po e-pošti i provjere iznosa.

Kod 200 narudžbi mjesečno to je između deset i trinaest sati.

Kod 500 narudžbi govorimo o nekoliko desetaka sati ponavljajućeg posla.

Automatizacija to ne uklanja u cijelosti — pregled ostaje. Ali uklanja ručno prepisivanje narudžbi, koje je kod svake narudžbe isto i upravo je zato najizloženije pogreškama.

Podaci o kupcu, artiklima, cijenama i poštarini u WooCommerceu već postoje. Zadaća veze samo je da ih ispravno prenese dalje.

Kako početi

Postupak se sastoji od nekoliko koraka:

1. izradite eHero račun,
2. u WooCommerceu izradite par API ključeva,
3. povežite trgovinu u eHeru,
4. povežite Minimax,
5. uredite SKU šifre proizvoda i varijanti,
6. postavite pravila prijenosa i obradu načina plaćanja,
7. provjerite prve prenesene narudžbe.

Peti je korak onaj koji je najlakše preskočiti i kasnije ga je najskuplje ispravljati. Ako šifre nisu uređene, sve ostalo radi samo naizgled.

Zaključak

Povezivanje WooCommercea s Minimaxom nije zahtjevno, ali je osjetljivo na okruženje u kojem WooCommerce radi. Kod Shopifyja je taj dio jednostavniji, jer hosting ne upravljate sami.

Ako su uređene tri stvari, radit će pouzdano:

• valjani API ključevi s odgovarajućim pravima,
• aktivni webhookovi za nove i promijenjene narudžbe,
• jedinstvene SKU šifre na proizvodima i varijantama.

Kad je to postavljeno, narudžbe se prenose same, a vi se bavite iznimkama umjesto svakodnevnim prepisivanjem.