5 pogrešaka pri ručnom unosu narudžbi koje se pokažu tek kasnije

Ručni unos narudžbi na prvi se pogled čini jednostavnim. Otvorite narudžbu, prepišete podatke u računovodstveni program, provjerite iznos i nastavite na sljedeću.

Problem je u tome što se kod ponavljajućeg posla brzo pojave male pogreške. Jedna pogrešno unesena stavka obično nije problem. Ali ako se ista pogreška ponovi kod deset, pedeset ili sto narudžbi, može se pokazati tek pri usklađivanju podataka ili zaključivanju mjeseca.

U nastavku je pet čestih primjera kod kojih ručni prijenos podataka između web trgovine i računovodstvenog programa uzrokuje dodatni posao.

1. Pogrešno preneseni podaci o kupcu ili adresa

Online narudžbe mogu sadržavati više različitih podataka o kupcu.

Kupac može, primjerice, imati jednu adresu za račun, a drugu za dostavu. Kod ručnog prepisivanja može se dogoditi da se prenese pogrešna adresa, da dio podataka nedostaje ili da se podaci iz jednog polja greškom upotrijebe na pogrešnom mjestu.

Posljedice mogu biti različite:

• pogrešni podaci na dokumentu,
• problemi pri pripremi pošiljke,
• vraćanje paketa,
• dodatna provjera s kupcem,
• ispravljanje dokumenata.

Kod većeg broja narudžbi takve pogreške brzo znače mnogo dodatnog vremena.

2. Poštarina ili popust prenose se pogrešno

Narudžba se često ne sastoji samo od proizvoda.

U njoj mogu biti i:

• poštarina,
• popusti,
• kuponi,
• promocije,
• dodatne usluge.

Kod ručnog unosa može se dogoditi da se poštarina zaboravi, unese kao dio proizvoda ili da se popust ne uzme ispravno u obzir.

Tada se ukupni iznos u računovodstvenom programu može razlikovati od iznosa stvarne narudžbe.

To znači dodatnu provjeru:

Ako se iznosi ne podudaraju, treba utvrditi gdje je došlo do razlike.

3. Ista se narudžba unese dvaput

To se često događa kod ručnog rada, osobito kad narudžbe obrađuje više ljudi ili kad nije jasno označeno koje su narudžbe već prenesene.

Netko unese narudžbu u računovodstveni program, a kasnije je zbog nejasnog statusa unese još jednom.

Rezultat može biti:

• udvostručen dokument,
• pogrešan promet u izvještajima,
• dodatno usklađivanje,
• potreba za ispravkom, odnosno storniranjem dokumenta.

Problem je veći ako se udvostručeni unos ne primijeti odmah.

Takve se stvari često pokažu tek kad se brojke između trgovine, plaćanja i računovodstva ne podudaraju.

4. Pogrešno odabran ili povezan kupac

Kod narudžbi poslovnih kupaca osobito je važno da se podaci ispravno prenesu i povežu s pravim partnerom u računovodstvenom programu.

Kod ručnog unosa mogu nastati različite situacije:

• stvori se novi kupac iako već postoji,
• narudžba se poveže s pogrešnim kupcem,
• tvrtka se unese kao fizička osoba,
• dio podataka o tvrtki nedostaje.

To ne znači nužno trenutačni problem pri izdavanju dokumenta, ali kasnije može izazvati zbrku u evidencijama kupaca i dodatnu provjeru.

Kod stranih poslovnih kupaca osobito je važno da su podaci ispravno zabilježeni i da se daljnji tretman provodi prema pravilima koja tvrtka ima određena zajedno s računovodstvom.

5. Pogrešan status plaćanja

Narudžba u web trgovini može već biti plaćena karticom, PayPalom ili drugim načinom plaćanja, a u računovodstvenom programu dokument je još uvijek označen kao otvoren.

Naizgled se radi o maloj razlici.

U praksi to može uzrokovati prilično dodatnog posla pri usklađivanju potraživanja.

Na kraju mjeseca računovodstvo može vidjeti otvorene dokumente za koje je uplata zapravo već primljena.

Tada je potrebno usporediti:

• narudžbe,
• izdane dokumente,
• podatke platnih procesora,
• bankovne priljeve.

Kod većeg broja narudžbi takva provjera može biti vrlo zahtjevna.

Kad plaćanja idu putem Stripea, upravo se to usklađivanje može ukloniti — postupak je opisan u članku Stripe i Minimax: kako automatizirati prijenos plaćanja.

Zašto su te pogreške tako česte?

Problem nije u tome što je ručni unos posebno zahtjevan.

Upravo suprotno.

Radi se o ponavljajućem poslu koji ljudi često obavljaju desetak puta zaredom. Kod takvih je poslova dovoljan i mali trenutak nepažnje.

Ako dnevno obrađujete dvije narudžbe, to možda nikad neće postati ozbiljan problem.

Ali ako obrađujete 50, 100 ili više narudžbi dnevno, svaki dodatni ručni korak postaje potencijalna točka pogreške.

Zato je dobro pogledati koje podatke uopće još prepisujete ručno.

Što automatizacija može promijeniti?

Ako su web trgovina i računovodstveni program povezani, podatke ne morate ponovno ručno unositi.

Umjesto procesa:

proces može izgledati ovako:

eHero na taj način povezuje web trgovinu s računovodstvenim programom Minimax.

Podaci o narudžbi prenose se izravno iz jednog sustava u drugi prema postavljenoj vezi.

To može uključivati, primjerice:

• podatke o kupcu,
• artikle,
• količine,
• cijene,
• popuste,
• poštarinu,
• status, odnosno način plaćanja.

Time se smanjuje broj mjesta na kojima kod prepisivanja može doći do pogreške.

Automatizacija ne znači da nadzor više nije potreban

Važno je i da automatizacija nije zamjena za pregled.

Dobro postavljen sustav uklanja prije svega ponavljajući administrativni posao.

I dalje je pametno pratiti:

• neuspjele prijenose,
• podatke koji nedostaju,
• artikle koji se ne podudaraju,
• iznimke kod narudžbi,
• povrate i otkaze.

Razlika je u tome što korisnik više ne prepisuje svaku narudžbu, nego se bavi uglavnom slučajevima u kojima je njegov zahvat doista potreban. Isto vrijedi kod sinkronizacije zaliha, gdje se također isplati unaprijed promisliti što sustav smije raditi sam.

Kada se ručni unos najviše osjeti?

Ručni proces obično počinje postajati problem kad:

• broj narudžbi raste,
• prodajete na više kanala,
• narudžbe obrađuje više ljudi,
• koristite više načina plaćanja,
• imate mnogo varijanti proizvoda,
• redovito nastaju povrati, popusti ili promjene narudžbi.

Tada dodatnih deset ili dvadeset sekundi po pojedinoj narudžbi više nije nevažno.

Pomnoženo sa stotinama narudžbi to može značiti nekoliko sati administracije svakog mjeseca. Najviše se to osjeti kod prodaje na Etsyju, gdje je narudžbi mnogo, a iznosi su mali.

Zaključak

Većina pogrešaka kod ručnog unosa nije velika ni dramatična.

Radi se o malim razlikama koje se ponavljaju:

pogrešan kupac, poštarina koja nedostaje, udvostručena narudžba ili pogrešan status plaćanja. Kako to u praksi otpada, opisano je kod prijenosa narudžbi iz Shopifyja u Minimax i kod povezivanja WooCommercea s Minimaxom.

Problem nastaje kad se te razlike počnu nakupljati pa ih je kasnije potrebno tražiti i ispravljati.

Ako podaci već postoje u web trgovini, u pravilu ih nema smisla ponovno ručno prepisivati u računovodstveni program.

S eHerom možete web trgovinu povezati s računovodstvenim programom i automatizirati prijenos narudžbi, tako da se umjesto prepisivanjem bavite uglavnom pregledom i iznimkama.