Etsy i Minimax: kako automatizirati prijenos narudžbi

Ako prodajete na Etsyju, a račune izdajete u Minimaxu, vjerojatno poznajete postupak: otvorite narudžbu na Etsyju, prepišete podatke o kupcu, proizvode, iznose i poštarinu te zatim izradite račun u Minimaxu.

Kod nekoliko narudžbi mjesečno to još ide. Kad ih je više, ručni unos brzo postaje nepotreban posao i dodatan izvor pogrešaka.

S eHerom možete povezati Etsy s Minimaxom i narudžbe prenositi automatski.

Što se prenosi iz Etsyja u Minimax?

Kad je Etsy trgovina povezana s eHerom i Minimaxom, eHero čita podatke narudžbe i u Minimaxu izrađuje izdani račun.

Kod narudžbe se prenose podaci kao što su:

• podaci o kupcu,
• adresa kupca,
• naručeni proizvodi,
• količine,
• cijene,
• poštarina,
• ukupni iznos narudžbe.

Umjesto da svaku Etsy narudžbu ručno prepisujete u Minimax, podaci se prenose automatski.

Obuhvaćaju se plaćene narudžbe — dok narudžba na Etsyju nije plaćena, ne ide u računovodstvo.

Zašto je povezivanje Etsyja i Minimaxa korisno?

Najveća prednost nije samo ušteda nekoliko klikova.

Kod ručnog unosa brzo se dogodi da:

• pogrešno prepišete iznos,
• izostavite poštarinu,
• odaberete pogrešan artikl,
• pogrešno unesete podatke o kupcu,
• zaboravite prenijeti neku od narudžbi.

Ako imate desetke ili više Etsy narudžbi mjesečno, takve se pogreške i utrošeno vrijeme brzo zbrajaju. Detaljnije smo ih razradili u članku o pogreškama pri ručnom unosu narudžbi.

Automatizacija omogućuje da podaci iz narudžbe ostanu isti od Etsyja do Minimaxa.

Kako veza radi?

Postupak se sastoji od tri dijela.

1. Povežete Etsy trgovinu

Najprije u eHeru povežete svoj Etsy račun.

Veza eHeru omogućuje pristup podacima o narudžbama koji su mu potrebni za prijenos u računovodstvo.

2. Povežete Minimax

Zatim povežete i svoj Minimax račun, odnosno organizaciju u koju želite prenositi narudžbe.

Tako eHero zna iz koje trgovine mora čitati narudžbe i u kojoj ih Minimax organizaciji mora obraditi.

3. Postavite način prijenosa

Prije početka sinkronizacije odredite pravila prema kojima se narudžbe obrađuju. Tri su podatka u Minimaxu obvezna:

• predložak za izvještaje — prema njemu se ispisuje izdani račun,
• predložak za otpremnice,
• djelatnik koji je na dokumentu naveden kao izdavatelj.

Zasebno postavite i početni datum sinkronizacije, koji određuje od kada se narudžbe obuhvaćaju. Bez njega se narudžbe prenose od trenutka postavljanja nadalje.

Važan dio postavljanja je i povezivanje proizvoda, odnosno njihovih šifara.

SKU, odnosno šifre artikala, važni su

Ako proizvode već imate izrađene u Minimaxu, preporučuje se da proizvodi na Etsyju i u Minimaxu imaju usklađene šifre artikala, odnosno SKU oznake.

Ako su šifre jednake, sustav prepoznaje koji Etsy proizvod pripada kojem artiklu u Minimaxu i koristi ga na računu.

Ako artikla s tom šifrom u Minimaxu još nema, eHero ga izrađuje sam:

• šifra artikla je SKU s Etsyja,
• naziv je naslov proizvoda zajedno s odabranom varijantom.

Kod sljedeće narudžbe istog proizvoda koristi se već izrađeni artikl, pa se šifrarnik ne udvostručuje.

Zato je SKU oznake vrijedno urediti prije prve sinkronizacije: ako proizvod na Etsyju nema SKU, umjesto njega koristi se Etsyjev interni broj varijante. Artikl će nastati i račun će biti ispravan, ali ćete u Minimaxu dobiti šifrarnik s nesmislenim brojevima koji je kasnije neugodno uređivati.

To je osobito važno kod trgovina s mnogo varijanti proizvoda, veličina ili boja. Kod automatizacije web trgovine dobra struktura SKU oznaka jedna je od najvažnijih stvari koje se isplati urediti već na početku.

Što je s poštarinom?

Poštarina je dio Etsy narudžbe i pri prijenosu je treba ispravno uzeti u obzir i u računovodstvenom dokumentu.

Kod ručnog unosa upravo je poštarina jedna od stavki koju je najlakše previdjeti.

Kod automatskog prijenosa podaci o poštarini čitaju se izravno iz narudžbe i upisuju na račun kao zasebna stavka, kad je poštarina naplaćena.

Što je s PDV-om?

Kod prodaje putem Etsyja porez pri kupnji često obračunava i naplaćuje sam Etsy. Zato eHero stavke Etsy narudžbe u Minimax knjiži s 0 % — porez na tom dokumentu nije ponovno obračunan.

To je tehnička postavka prijenosa, a ne porezni savjet. Kako te dokumente vodite u svojim knjigama i kako ih tretirate pri obračunu, uskladite sa svojim računovođom — odgovornost za ispravan porezni tretman ostaje na prodavaču.

Što je sa zalihama?

Ako u Minimaxu vodite zalihe, možete uključiti i tu postavku. U tom slučaju eHero pri narudžbi uz račun izrađuje i izdavanje iz zadanog skladišta.

Ako vođenje zaliha ne koristite, nastaje samo račun. Kada se sinkronizacija zaliha doista isplati, a kada donosi više posla nego koristi, razradili smo u zasebnom članku.

Što se događa kad stigne nova Etsy narudžba?

Kad je veza postavljena, eHero redovito provjerava nove narudžbe u povezanoj Etsy trgovini. Etsy o novim narudžbama ne obavještava odmah, pa ih eHero pregledava sam.

eHero čita narudžbu, obrađuje je prema vašim postavkama i u Minimaxu izrađuje te izdaje račun — s kupcem, artiklima, količinama, cijenama i poštarinom.

Tako više ne morate otvarati Etsy i Minimax za svaku pojedinu narudžbu. Ostaje vam pregled, a ne unos.

Što je sa starijim narudžbama?

Automatizacija nije korisna samo za buduće narudžbe.

Ako u Minimax morate prenijeti i starije Etsy narudžbe, putem početnog datuma sinkronizacije odredite razdoblje od kojeg želite obraditi narudžbe.

Prije većeg prijenosa pametno je najprije provjeriti nekoliko testnih narudžbi i potvrditi da su artikli, porezne postavke i podaci o kupcu prikazani onako kako očekujete.

Etsy i Minimax bez ručnog prepisivanja

Ako Etsy koristite samo povremeno, ručni unos možda nije veliki problem.

Kad trgovina počne dobivati više narudžbi, ručno je prepisivanje jedan od poslova koje je najlakše automatizirati.

Umjesto postupka:

proces možete skratiti na:

Manje ručnog rada znači i manje mogućnosti za pogreške i više vremena za posao koji doista zahtijeva vašu pozornost.

Isti postupak vrijedi i za druge prodajne kanale — na primjer za Shopify i Minimax.

Kako početi?

Za automatski prijenos trebate:

1. Etsy trgovinu,
2. Minimax račun,
3. eHero račun.

U eHeru povežete Etsy i Minimax, postavite pravila prijenosa i provjerite prvu narudžbu.

Kad je postavljanje uređeno, nove se narudžbe dalje mogu obrađivati automatski.