Stripe i Minimax: kako automatizirati prijenos plaćanja

Ako plaćanja primate putem Stripea, a račune vodite u Minimaxu, brzo dolazite do dosta ručnog posla. Svako plaćanje treba provjeriti, pronaći podatke o kupcu, iznos i stavke te ih zatim ispravno prenijeti u računovodstveni program.

Kod nekoliko transakcija mjesečno to još nije veći problem. Kod većeg broja plaćanja, pretplata ili digitalnih proizvoda ručni prijenos postaje nepotrebna administracija — i izvor pogrešaka koje se pokažu tek kasnije.

S eHerom možete povezati Stripe s Minimaxom i automatizirati prijenos: eHero iz Stripea čita plaćene transakcije i u Minimaxu izrađuje izdani račun.

Što se prenosi iz Stripea u Minimax?

Kad Stripe povežete s eHerom i Minimaxom, eHero za svaku plaćenu transakciju u Minimaxu sastavlja izdani račun s ovim podacima:

• kupac — ime, e-pošta, adresa, poštanski broj, mjesto i država, ako ih Stripe sadrži,
• datum i broj dokumenta te valuta,
• stavke s artiklima, količinama i cijenama,
• popusti na pojedinoj stavci,
• poštarina kao zaseban redak, kad je na transakciji,
• stopa PDV-a prema vašem mapiranju,
• način plaćanja koji ste za taj Stripe račun odabrali u eHeru.

Valuta se preuzima iz Stripea — ako transakciju naplatite u dolarima, i račun u Minimaxu nastaje u dolarima, a preračun radi Minimax po svom tečaju za taj dan. Uvjet je samo da Minimax za tu valutu tečaj poznaje.

Kome je veza Stripea i Minimaxa namijenjena?

Stripe se često koristi bitno drukčije od klasične web trgovine. Putem njega možete primati plaćanja za:

• SaaS pretplate,
• digitalne proizvode,
• online usluge,
• članarine,
• jednokratna plaćanja,
• ponavljajuća plaćanja.

Ako broj Stripe transakcija raste, raste i količina podataka koje netko mora prenijeti u računovodstvo. Upravo tu automatizacija štedi najviše vremena.

Koje transakcije eHero prenosi?

Prenose se samo plaćene transakcije, i to u dva oblika:

1. Stripe računi (Invoices) sa statusom „paid“ — tipično pretplate i sve što u Stripeu stvara pravi dokument.
2. Uspješna plaćanja bez Stripe računa — izravna plaćanja putem Checkouta, Payment Linkova ili Payment Elementa, koja u Stripeu nikad ne stvore dokument. eHero ih čita iz plaćanja i pripadajuće Checkout sesije, pa se stavke, količine i popusti prenose jednako kao kod računa.

Ako plaćanje nema ni Checkout sesiju — primjerice plaćanje stvoreno izravno putem API-ja — eHero priprema jednu stavku za cijeli iznos.

Nepotvrđena, neuspjela i vraćena plaćanja ne prenose se. Plaćanje koje već ima Stripe račun prenosi se samo jednom, pa udvostručenih dokumenata nema.

Kako veza radi?

1. Povežete Stripe s eHerom

Stripe račun povezujete putem Stripe Connecta. Lozinku za Stripe ne unosite u eHero — vezu potvrđujete izravno kod Stripea, a pristup možete u svakom trenutku opozvati u Stripe postavkama. Kad pristup opozovete, eHero to prepoznaje, trgovinu označava kao odspojenu i prestaje sinkronizirati dok vezu ne obnovite.

2. Povežete Minimax

U eHeru povežete Minimax organizaciju u koju želite prenositi dokumente.

3. Postavite pravila prijenosa

Prije početka sinkronizacije ispunite osnovne postavke računovodstvenog programa za tu trgovinu — u eHeru su označene kao obvezne. Dok neka nedostaje, prijenos namjerno ne počinje, jer Minimax bez tih podataka ne može izdati račun.

Osim toga pametno je postaviti:

• početni datum sinkronizacije — koliko unatrag gleda prva sinkronizacija; ako odaberete stariji datum, prenose se i starije transakcije,
• način plaćanja za taj Stripe račun,
• status nakon prijenosa — nacrt ili potvrđeni račun,
• mapiranje stopa PDV-a,
• numeriranje dokumenata, ako ne želite zadano.

4. Postavite PDV

U eHeru na stranici Stope PDV-a vidite stope koje vaš Stripe račun doista naplaćuje — eHero ih čita iz vaših Stripe poreznih stopa i iz zadnjih plaćenih računa. To je jedini izvor kod računa koji koriste Stripe Tax, jer on stopu obračunava usput i ne objavljuje je kao poreznu stopu. Svaku stopu mapirate na stopu u Minimaxu.

Pravila prema kojima eHero određuje PDV na retku:

• ako za stopu postoji vaše mapiranje, koristi se ono,
• ako mapiranja nema, a kupac je domaći i stopa je veća od 0, eHero u Minimaxu traži odgovarajuću stopu,
• ako mapiranja nema, a kupac je strani ili je redak bez poreza, koristi se nulta stopa organizacije.

Kada se PDV obračunava u zemlji prodavatelja, a kada u zemlji kupca, određuju pravila o PDV-u pri prekograničnoj prodaji. eHero ta pravila ne procjenjuje, nego primjenjuje mapiranje koje postavite.

Što se događa kod novog Stripe plaćanja?

Umjesto:

proces teče ovako:

Prijenos je trenutačan: Stripe obavještava eHero čim je plaćanje uspješno, a transakcija se prenosi u nekoliko trenutaka — bez čekanja na raspored ili na vaš klik.

Svaka se transakcija prenosi samo jednom: čak i ako Stripe istu obavijest pošalje više puta, dokument u Minimaxu ne nastaje dvaput.

Što je sa starijim transakcijama?

Početni datum sinkronizacije određuje koliko unatrag eHero gleda pri prvoj sinkronizaciji. Ako pri postavljanju odaberete datum prije dva mjeseca, prenose se i transakcije iz tih dvaju mjeseci — sve što je starije od odabranog datuma ne prolazi.

Zato je važno datum postaviti odmah pri prvom postavljanju veze. Kad trgovina jednom sinkronizira, prijenos se nastavlja od zadnje sinkronizacije nadalje, a naknadni pomak datuma unatrag starije transakcije više ne povlači.

Što je s pretplatama i ponavljajućim plaćanjima?

Jedan od čestih razloga za korištenje Stripea jesu pretplate. Svako produljenje pretplate u Stripeu stvara novi plaćeni račun, iz kojeg eHero stvara novi izdani račun u Minimaxu.

Kod Stripe Checkouta uobičajena je postavka da se za svako plaćanje stvara novi Stripe kupac. Kad bi eHero kupca vezao uz taj zapis, isti bi pretplatnik u Minimaxu svaki mjesec dobio novog partnera. Zato eHero kupca traži prema e-pošti i imenu, tako da se ponovna plaćanja istog kupca skupljaju pod jednim partnerom. Ako ista e-pošta pripada drugom imenu — primjerice članovima obitelji — ostaje zaseban partner.

Načini plaćanja u Minimaxu

Za svaki povezani Stripe račun u eHeru odabirete jedan način plaćanja u Minimaxu, koji se upisuje na sve dokumente iz tog izvora. Stripe je sam platni pristupnik — novac iz svih plaćanja stiže istim putem — pa je jedan način plaćanja i računovodstveno ispravna slika.

Kod Shopifyja i WooCommercea drukčije je: tamo trgovina javlja koji je platni pristupnik korišten, pa eHero nudi mapiranje po pristupnicima.

Ako način plaćanja nije odabran, ispravljat ćete ga ručno u Minimaxu, pa ga postavite prije prvog prijenosa.

Zašto automatizirati Stripe i Minimax?

Kod ručnog rada brzo se dogodi da:

• zaboravite prenijeti pojedinu transakciju,
• pogrešno prepišete iznos,
• upotrijebite pogrešnog kupca,
• pogrešno odredite način plaćanja,
• na kraju mjeseca tražite nedostajuća plaćanja.

Kod većeg broja transakcija već je samo provjeravanje što je preneseno, a što nije, dosta posla. Automatizirani proces te korake uklanja, a u eHeru ostaje popis svih prenesenih transakcija sa statusom i vezom na izvorno plaćanje u Stripeu.

Stripe nije nužno vaša web trgovina

Važna je razlika između Stripea i platformi kao što su Shopify ili Etsy u tome što Stripe često predstavlja prije svega platnu infrastrukturu. Prodaja može početi drugdje:

• u vašoj aplikaciji,
• na web stranici,
• u pretplatničkom sustavu,
• na vlastitoj SaaS platformi.

Stripe zatim obrađuje plaćanje. To ima jednu praktičnu posljedicu.

Prvih nekoliko transakcija uvijek provjerite

Za to u eHeru postoji posebna postavka — status nakon prijenosa:

• Nacrt (ručni pregled) — dokument se u Minimaxu stvara kao nacrt da ga prije potvrde pregledate. Najsigurniji izbor za početak.
• Potvrđeno i zaključeno — račun se u Minimaxu automatski potvrđuje i izdaje.

Počnite s nacrtom i kod prvih nekoliko transakcija provjerite podatke o kupcu, iznose, stope PDV-a, stavke i količine, način plaćanja te konačni dokument u Minimaxu. Kad potvrdite da je postavka ispravna, prebacite se na potvrđeni račun.

Što eHero za Stripe (još) ne radi

Da ne bude iznenađenja:

• Povrati i terećenja ne prenose se automatski. Ako u Stripeu napravite povrat, eHero u Minimaxu ne izdaje dobropis; povrat označite ručno na prenesenoj narudžbi.
• Nema sinkronizacije zaliha i skladišta — Stripe zalihe ne vodi. Ako ih vodite drugdje, pogledajte kada se sinkronizacija zaliha uopće isplati.
• Prenose se samo plaćene transakcije — otvoreni i neuspjeli računi ne.
• Broj prenesenih narudžbi ograničen je vašim paketom u eHeru.

Slanje računa kupcu

Ako želite, eHero račun iz Minimaxa može poslati kupcu e-poštom — ručno klikom na narudžbi ili automatski pri plaćanju.

Stripe i Minimax bez ručnog prepisivanja

Ako putem Stripea primate samo nekoliko plaćanja mjesečno, ručni postupak možda još nije problem. Kad broj plaćanja raste, veza između Stripea i računovodstva postaje jedna od stvari koje se isplati automatizirati što prije.

Umjesto da podatke iz jednog sustava prenosite u drugi, to radi eHero — manje administracije, manje mogućnosti za pogreške i pregledniji proces.

Kako početi?

Za vezu trebate:

1. Stripe račun,
2. Minimax organizaciju s korisnikom za API pristup,
3. eHero račun.

U eHeru povežete Stripe i Minimax, ispunite obvezne postavke, odaberete način plaćanja i početni datum sinkronizacije, a zatim kod prvih transakcija provjerite rezultat u Minimaxu. Nakon početnog postavljanja prijenos novih Stripe plaćanja teče automatski.