Kako prenijeti narudžbe iz Shopifyja u Minimax bez ručnog unosa

Ako koristite Shopify i Minimax, vjerojatno dobro poznajete postupak: otvorite narudžbu, provjerite podatke o kupcu, prepišete proizvode, količine, poštarinu i plaćanje te zatim pripremite dokument u Minimaxu.

Kod nekoliko narudžbi mjesečno to još nije veliki problem. Kad ih je svaki dan deset, pedeset ili više, ručni prijenos podataka postaje jedan od najzahtjevnijih dijelova online prodaje.

Dobra vijest je da to nije nužno raditi ručno.

Narudžbe iz Shopifyja moguće je automatski prenijeti u Minimax zajedno s podacima o kupcu, artiklima, količinama, cijenama, poštarini, popustima i plaćanju. Tako podatke koji već postoje u Shopifyju ne morate ponovno unositi u računovodstveni program.

Pogledajmo što dobra veza između Shopifyja i Minimaxa zapravo mora prenijeti i na što morate paziti pri postavljanju.

Što se mora prenijeti iz Shopifyja u Minimax?

Shopify narudžba sadrži bitno više informacija od imena kupca i konačnog iznosa.

Da bi prijenos bio koristan i za računovodstvo, veza mora ispravno obraditi cijelu narudžbu.

Podaci o kupcu

Treba prenijeti podatke koje je kupac unio pri narudžbi.

To može uključivati:

• ime i prezime,
• naziv tvrtke,
• adresu,
• državu,
• kontaktne podatke,
• porezne podatke, ako ih kupac navede.

Važno je i ispravno razlikovanje fizičkih osoba i poslovnih kupaca.

Kako se pojedini kupac zatim računovodstveno ili porezno tretira, ovisi o postavkama tvrtke i pravilima dogovorenima s računovodstvom.

Adresa za račun i adresa za dostavu

Adresa za dostavu nije uvijek jednaka adresi za račun.

Shopify može sadržavati obje, pa je važno da se pri prijenosu ne upotrijebi pogrešna adresa i da se nijedna ne izgubi.

To je osobito važno kod poslovnih narudžbi i narudžbi kod kojih kupac proizvod šalje na drugu adresu.

Artikli i varijante

Svaka stavka narudžbe mora sadržavati:

• artikl,
• količinu,
• cijenu,
• varijantu proizvoda,
• odgovarajući SKU, odnosno šifru artikla, ako je koristite.

SKU oznake važne su ponajprije za automatsko povezivanje Shopify proizvoda s artiklima u Minimaxu.

Ako se šifre u dva sustava ne podudaraju, najprije je potrebno urediti mapiranje proizvoda.

Poštarina

Poštarina mora biti ispravno prenesena kao dio narudžbe.

Kod ručnog unosa često se dogodi da se zaboravi, unese pogrešan iznos ili pribroji izravno proizvodu.

Ako se prijenos izvodi automatski, sustav mora uzeti u obzir i trošak dostave onako kako je zabilježen u Shopify narudžbi.

Popusti i kuponi

Shopify omogućuje različite vrste popusta:

• kodove za popust,
• automatske popuste,
• popuste na pojedine proizvode,
• popuste na cijelu narudžbu,
• besplatnu dostavu.

Ako se popust pri prijenosu ne uzme ispravno u obzir, konačni iznos u Minimaxu može se razlikovati od iznosa koji je platio kupac.

Način i status plaćanja

Važan podatak je i način plaćanja.

Narudžba može biti, primjerice:

• plaćena karticom,
• plaćena putem PayPala,
• plaćena pouzećem,
• plaćena bankovnom uplatom,
• još neplaćena.

Kod povezivanja Shopifyja s Minimaxom stoga je važno ispravno postaviti i mapiranje načina plaćanja.

Slanje računa kupcu

Kad je račun u Minimaxu izdan, eHero ga može automatski poslati kupcu e-poštom.

Tako ni taj korak ne morate obaviti ručno, a kupac račun dobiva bez čekanja.

Gdje se pri prijenosu najčešće javljaju problemi?

Većina problema nije posljedica same automatizacije, nego neispravnih ili nepotpunih postavki.

Osobito je kod prvih narudžbi dobro provjeriti nekoliko ključnih stvari.

1. Proizvod u Shopifyju nije ispravno povezan s artiklom u Minimaxu

Ako sustav ne može utvrditi da se radi o istom artiklu, mora biti određeno kako se takva narudžba obrađuje.

Kod trgovina sa stotinama proizvoda zato je uređen SKU sustav vrlo važan.

2. Način plaćanja nije ispravno mapiran

Shopify može koristiti više različitih načina plaćanja, a Minimax mora znati kako postupiti sa svakim od njih.

Ako mapiranje nije ispravno postavljeno, može se dogoditi da je narudžba u Shopifyju već plaćena, a dokument u Minimaxu se obrađuje drukčije nego što očekujete.

Zato se preporučuje prije početka provjeriti sve načine plaćanja koje koristite u trgovini.

3. Podaci o kupcu nedostaju ili se ne podudaraju

Kupci podatke ne unose uvijek na isti način.

Netko naziv tvrtke upiše u polje za ime, netko u posebno polje za tvrtku, a treći određene podatke uopće ne unese.

Zato kod automatizacije mora biti jasno određeno kako se pojedina polja Shopify narudžbe prenose u Minimax.

4. Poštarina ili popusti nisu ispravno postavljeni

Ako imate više načina dostave, popusta ili posebnih promocija, preporučuje se provjeriti i te scenarije.

Narudžba bez popusta može raditi savršeno ispravno, a problem se pokaže tek kod narudžbe s besplatnom dostavom ili s više vrsta popusta.

Prvih nekoliko narudžbi uvijek provjerite

Čak i uz dobro postavljenu automatizaciju preporučujemo da prvih nekoliko prenesenih narudžbi usporedite između Shopifyja i Minimaxa.

Provjerite osobito:

• kupca,
• adresu,
• artikle,
• količine,
• cijene,
• poštarinu,
• popuste,
• način plaćanja,
• konačni iznos,
• numeriranje dokumenata.

Ako je postavka pogrešna, mnogo ju je lakše ispraviti nakon pet narudžbi nego nakon petsto.

Kad provjerite različite vrste narudžbi i vidite da se podaci prenose ispravno, proces možete prepustiti automatskom radu i pratiti uglavnom iznimke.

Što automatizacija zapravo mijenja?

Bez veze proces izgleda otprilike ovako:

Kod automatskog prijenosa pak:

Podaci se između sustava prenose bez ponovnog ručnog unosa.

To ne znači da korisnik više nikad ne pogleda narudžbu.

Znači da se bavi prije svega iznimkama, umjesto da svaki dan prepisuje podatke kod svake uobičajene narudžbe.

Koliko vremena možete uštedjeti?

Ušteda ovisi o tome koliko je složen vaš trenutačni proces.

Ako za ručni prijenos jedne narudžbe trebate otprilike tri minute, kod 200 narudžbi to je već oko deset sati rada mjesečno.

Ako postupak traje četiri minute, to je više od 13 sati.

Kod 500 narudžbi već govorimo o nekoliko desetaka sati ponavljajućeg administrativnog posla.

Automatizacija zato nije zanimljiva samo zbog brzine pojedinog prijenosa.

Veća je prednost što isti podatak ne morate više puta unositi u različite sustave.

Podatak o kupcu već postoji u Shopifyju.

Artikl već postoji u Shopifyju.

Cijena, količina, popust i poštarina također.

Zadaća integracije je te podatke ispravno prenijeti dalje.

Što je s povratima i otkazanim narudžbama?

Proces online narudžbe ne završava uvijek uspješnom prodajom.

Kupac narudžbu može naknadno:

• otkazati,
• u cijelosti vratiti,
• djelomično vratiti,
• zatražiti djelomični povrat novca.

Ako je dokument već izrađen u računovodstvenom programu, promjenu je potrebno primjereno obraditi i tamo.

Zato je kod povezivanja Shopifyja s računovodstvom važno gledati cijeli životni ciklus narudžbe:

a ne samo prvi prijenos.

Kako eHero obrađuje povrate i otkaze

eHero povrate i otkaze na Shopify narudžbama prepoznaje sam.

Kad je povrat prepoznat, dobropis u Minimaxu priprema se na jedan od dva načina, ovisno o postavci:

• ručno — povrat se pojavi u pregledu dobropisa, a dokument izradite klikom kad ga provjerite,
• automatski — dobropis se priprema bez vašeg zahvata.

Dobropis nastaje kao nacrt u Minimaxu, a ne kao izdani dokument, pa ga prije zaključivanja i dalje pregledate i potvrđujete.

Kod djelomičnog povrata nacrt se najprije priprema u punoj vrijednosti narudžbe, a zatim ga eHero smanjuje na ono što je stvarno vraćeno — zadržava samo vraćene stavke u vraćenim količinama i provjerava podudara li se iznos u Minimaxu s iznosom povrata.

Prepoznavanje povrata radi za Shopify narudžbe, a priprema dobropisa za Minimax. Za druge prodajne kanale taj korak za sada nije dostupan.

Kako povezati Shopify s Minimaxom?

eHero povezuje Shopify trgovinu s Minimaxom i automatizira prijenos narudžbi između sustava.

Postupak se sastoji od nekoliko osnovnih koraka:

1. izradite eHero račun,
2. povežite svoju Shopify trgovinu,
3. povežite Minimax,
4. postavite pravila prijenosa,
5. uredite povezivanje artikala i načina plaćanja,
6. provjerite prve prenesene narudžbe.

Kad je veza postavljena i provjerena, eHero nove Shopify narudžbe može automatski prenositi u Minimax prema vašim postavkama.

Tako svaki dan ne morate otvarati Shopify i ponovno unositi iste podatke u računovodstveni program. Ako prodajete na WooCommerceu, postupak je sličan — opisan je u članku o tome kako povezati WooCommerce s Minimaxom.

Zaključak

Ako imate samo nekoliko Shopify narudžbi mjesečno, ručni prijenos možda još nije veći problem.

Kad broj narudžbi počne rasti, ručno je prepisivanje jedan od prvih procesa koje se isplati automatizirati.

Dobra veza između Shopifyja i Minimaxa ne prenosi samo iznos narudžbe.

Mora uzeti u obzir kupca, artikle, količine, poštarinu, popuste, načine plaćanja i druge podatke koji čine narudžbu.

Kad je veza ispravno postavljena, umjesto svakodnevnog prepisivanja možete se baviti uglavnom narudžbama kod kojih je vaš zahvat doista potreban.

S eHerom možete povezati Shopify s Minimaxom i automatizirati prijenos narudžbi u računovodstvo.